GTD e Toodledo: turbine a sua produtividade

Getting Things Done. Este é o nome do livro scrito por David Allen em 2001 e que deu origem a essa metodologia de organização e produtividade pessoal. A idéia é muito simples: uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.

Apesar da idéia original ser “anotar listas a fazer no papel”, a tecnologia aperfeiçoou os conceitos do GTD e é possível encontrar inúmeros aplicativos e serviços gratuítos na web. Hoje especificamente vamos falar do Toodledo (www.toodledo.com), que é um dos mais completos e populares organizadores pessoais que adotam a metodologia. Quem quiser entrar em detalhes nos princípios do GTD, recomendo ler este artigo.

Pra começar: o Toodledo é totalmente gratuíto e 100% web. Há os planos pagos (Pro e Premium), mas a versão gratuíta é suficiente para a grande maioria dos usuários. E para quem prefere aplicativos nativos, já existem softwares para diversas plataformas (Windows, Vista Gadgets, Mac, iPhone, iPad, Gmail…) que se integram ao Toodledo. O serviço conta com diversas opções para categorização e agendamento de afazeres: pastas, contextos, tags, metas, calendário, alarme e notas.

Pastas
São utilizadas para categorizar os afazeres. Você pode ter uma pasta para o Trabalho, outra para Casa, outra para Família… cabe a você decidir como categorizar melhor suas listas de afazeres.

Contextos
São os contextos. Por exemplo você pode ter uma lista de coisas a fazer para sua empresa, sendo alguma delas relacionada ao seu escritório e outras à sua casa. Você pode usar os contextos para diferenciar os lugares de coisas a fazer, por exemplo, mesmo que pertençam a uma mesma Pasta.

Metas
Você pode atribuir metas à suas anotações. Por exemplo, uma meta “Bater recorde de vendas em 3 meses”, que pode incluir notas de diferentes Pastas e Contextos.

Data limite
Para cada nota, você pode definir uma data limite que pode ser da data atual até 6 meses no futuro, para a conta gratuíta.

Prioridade
Suas notas podem ter prioridade baixa, média, alta e urgente. Também existe a prioridade negativa (caso seja algo sem planos, para um futuro distante por exemplo).

As características acima são as principais do Toodledo. Há ainda outros recursos mas não vamos entrar nos detalhes. Veja que as Pastas, Contextos e Metas são intercambiáveis e permite classificar suas notas em cada detalhe. Não há uma regra geral. Por exemplo, você pode usar as Pastas para definir lugares ao invés de projetos, e os Contextos para definir projetos. Pode usar as Metas como projetos e as Pastas como sub itens de um projeto… e por ai vai. Para uma breve explicação destes recursos, veja o vídeo abaixo (em inglês):

Veja o quanto é simples configurar o serviço e começar a criar suas notas (ou afazeres, ou lembretes… como preferir). Em poucos minutos você pode literalmente livrar sua cabeça de inúmeros itens que sempre estão ali ocupando parte do seu tempo no dia a dia. E com o mecanismo de “importância” do Toodledo, fica fácil decidir qual a próxima ação a ser tomada. Na sua hotlist, você terá todos os lembretes importantes para os próximos dias de acordo com sua prioridade, data limite e dificuldade.

Agora após utilizar o Toodledo por alguns dias, o que podemos dizer? Bom, primeiramente somos totalmente a favor e viramos seguidores fiéis da metodologia GTD. Realmente, quando se tem tudo anotado em um local, seja um pedaço de papel ou em um serviço como o Toodledo, é bem mais fácil se lembrar do que você tem a fazer, e melhor ainda, decidir como e quando fazer.

E tem ainda um grande plus…

Como dissemos, existem vários aplicativos do Toodledo para diferentes plataformas, e isso inclui o iPad! Essa combinação GTD + Toodledo + iPad é simplesmente fantástica. Mais uma razão para você comprar um e fazer a sua lista de compras na Eletro 9